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拥抱数字化、抓住新机遇

——浅谈数字化管理

论文编辑:李卓

演讲者:李卓


【摘要】数字化管理降低企业经济成本、提升效率、促进供需精准匹配,使现存经济活动费用更低,并激发新业态新模式,推动企业向形态更高级、分工更精准、结构更合理、空间更广阔的阶段演进。危机,危险中蕴含着机遇,回顾2003年,非典爆发,此后alibaba、京东等电商迅速崛起,我相信,历史虽然不会简单重复,但会以某种形式重演。在2020后疫情时代中,加深数字化转型,必将为企业带来更多增长的新空间大家应当抓住机遇,不让数字化管理只流于形式,本文将以我自身实际应用出发,浅谈数字化管理。

【关键字】数字化;信息化;云服务;效率提升;

一、 前言

世界著名的未来学家阿尔文·托夫勒早在1980年的著作《第三次浪潮》中就提出了在家工作的可能性,当时《纽约时报》在头版发表文章斥责托夫勒胡说八道在家工作永远不可能发生。然而根据钉钉提供的数据显示,春节后开工首日,全国有1000万家企业,2亿人开启了在家办公模式。40年后的今天,《纽约时报》算是被重重打脸了。

2020年,对于企业来说,面对新冠疫情期间的各种新需求的倒逼,将使其更有意愿和动力开展数字化转型。智能化水平较低的制造企业在本次疫情中首当其冲,损失惨重,甚至就此消亡,可以说,疫情过后剩下的所有企业,都是数字化企业。

 

二、 什么是数字化

1. 数字化的含义

数字化(Digitalization)本身是指使用01两位数字编码来表达和传输一切信息的一种综合性技术。

本文所提及的数字化,特指数字化管理。学术界尚未对数字化管理给出明确定义,大家参考一下百度百科的先容:数字化管理是指利用计算机、通信、网络等技术,通过统计技术量化管理对象与管理行为,实现研发、计划、组织、生产、协调、销售、服务、创新等职能的管理活动和方法。

简单来说,应用数字技术逻辑及其影响的管理,就是数字化管理。

2. 数字化层级

企业的数字化管理包含了企业信息化、企业信息化管理、决策级数字化管理、供应链数字化管理和面向电子商务和供应链的企业数字化管理五个层次,这五个层次反映了企业数字化管理由低到高五个不同的水平等级,也是企业数字化管理的五个发展阶段,同时也是企业实施数字化管理必经的五个阶段。

(1) 企业信息化。

这可理解为点,即数据级的企业数字化管理,主要是生产经营过程中的信息数字化数据采集。以便利用计算机和网络技术,准确快捷地进行信息查询、沟通和传递,从而实现生产经营数据的共享,更加科学有效地计划、组织、领导和控制。这个层面是大家现今普遍得到应用的层面,目前市政一企业使用的NC系统就是企业信息化应用,甚至大家办公常用App:MicroSoftOffice和金山WPSWord Processing System文字处理系统)都是典型的信息数字化采集工具。

(2) 信息化管理。

这可理解为线,即流程级的数字化管理,在实现生产经营信息数字化基础上,对企业的组织管理、生产、营销、人力资源等的管理流程,进行数字化管理,从而提高管理的规范性、制度性、科学性,同时提高管理效率,降低管理成本,使管理活动更具实时性和有效性。大家的OA系统即是该层级的数字化系统。

(3) 数字化管理。

这可理解为面,即决策级的数字化管理,在生产经营数据数字化和管理流程数字化基础上。通过运用数据挖掘技术、决策支撑、常识库和人工智能等技术,对生产经营数据和管理流程数据进行整理、归纳和分析,为管理决策提供支撑,为企业的生产经营提供引导,同时能够实现同类常识的智能借鉴和共享。通常来说,在实现了第二层级以后,数字化管理这次层级往往也就一并实现了,因为将基础数据进行一个整理汇总,生成不同的统计图表,就可以制作成简单的看板,管理者即可直观感受并以此做出决策。

(4) 供应链的企业数字化管理。

这可理解为链,即企业间的供应链管理,包括上游供应商、策略联盟商、下游分销商、顾客等等,在供应链这一级别上实现资源的有效配置,降低成本,提高供应链的竞争力,从而提高企业的市场价值。目前大家企业正在使用的EMPIC系统即为该层级的数字化系统。

(5) 面向电子商务和供应链的企业数字化管理

随着买方市场的形成,企业的生产经营必须以市场为导向、以顾客为中心。同时,企业之间的竞争逐渐发展为供应链之间的竞争。企业数字化管理必然要适应这些变化,实现面向电子商务和供应链的企业数字化管理。对于大家工程领域来讲,可以从少部分达到了高度集成制造的项目看到实现该层级的曙光

 

三、 数字化发展现状

托夫勒认为,世界正处于新旧时代的交替之中,信息时代已经出现,但工业社会的规模经济还存在,没落的体力劳动和先进的脑力劳动共存。

1. 国内外发展现状

德国:工业4.0

美国:工业互联网

法国:新工业2.0

英国:工业2050战略

韩国:韩国创新3.0

中国:中国制造2025

根据《中国数字经济发展与就业白皮书(2019年)》数据显示:我国数字经济规模达到31.3万亿元,增长20.9%,占GDP比重为34.8%

 

1:我国数字经济发展情况

数字经济正在蓬勃发展,并且增速显著高于同期GDP增速,也就是说,数字经济正在带动大家的GDP增长。

大家所在的世界,数字化越来越广泛的融入大家的生活。疫情期间,数字化增强了中国经济和社会的“免疫力”,疫情之后,对更多传统行业和企业来说,数字化转型不再是“可选项”,而成为“必选项”。

2. 企业应用现状

(1) 软硬件环境

重庆建工第一市政工程建设有限企业作为一个大型国有企业,组建有自己的OA系统、有第三方的NC财务系统和集团开发的EMCIP系统。硬件环境组建有服务器,各分子企业、项目部可通过内网账户利用互联网登陆。

(2) 数字化应用情况

企业通过OA系统实现了业务和管理职能的数字化技术全覆盖,而且系统之间做到了流程集成、应用集成及界面集成。但目前大家所使用的老系统之间缺乏集成,还是信息孤岛,比如财务数据和工程管理数据不互通,预算金额合同金额之间,挂账金额和支付金额之间没有实现自动的校验,仍然需要人工查询数据审核。在EMCIP系统上数据集成增强了,流程的关联性增加了,但在功能设计时也没有考虑全线上化特点,比如说合同审批,还是在线上审批完后打印出来盖公章,而没有设计电子签章。这种功能设计对于正常的情况没有问题,但遇上此次疫情就没有办法实现全部的远程在线协同。

目前看来企业的软硬件支撑已可以达到第四层级,但大家的应用水平还亟待提高。

3. 行业内对比

工程建设领域,前两个层级的数字化基本均已实现,主要竞争在于后两个层级。

(1) 项目数字化应用

本次疫情中,4000万人通过5G网络在线监工了火神山雷神山医院,最近,由中建自主研发的我国首台 “住宅造楼机”也在重庆成功应用,基本上可以实现装配式建筑的自动化建造,顶升一层楼、长高3米,只需要80分钟。市政一企业同样在工程建设领域有了许多成果,在郑州、十八梯项目上都在应用BIM技术,而BIM技术就是建筑行业实现提高生产效率、降低成本,提高产品质量和提升产品附加值的有力途径,是达成中国制造2025的最佳手段。通过BIM和数字孪生技术的使用,能实时感知建筑物的状态变化,为运营和优化能耗提供依据,利用BIM系统对工地进行平整不需要工人现场施工,通过智能机械或人工远程指令操控无人驾驶的工程机械现场施工。


(2) 企业数字化应用

不是所有企业都有能力去建立自己的工业互联网,大型企业利用自己的优势先在自己内部建立工业互联网,然后把这个平台开放出来供行业其它企业使用,形成工业互联网平台。如航天云网、徐工汉云、三一树根等就是典型的代表。我司则是上线了EMICP,利用该平台除了解决企业内部横向和纵向的协同外,同样对原材料供应商、零部件供应商及物流运输企业进行了协同。

在国家的政策鼓励和支撑下,大家应当利用自己的优势地位,建立起产业互联网平台,将产业链上的企业链接到一起来解决供应链协同问题。


四、 数字化管理的应用

前面先容了一下数字化的一些概念,包括中国制造2025在国家战略层面去推动实现的目标,看似比较生硬,距离日常应用比较远,但其实数字化并不是艰深的话题,大家一直都在参与建设和使用。随着科技的进步,大家的信息化应用手段也在不断的进步,如同企业正在从过去的OA系统逐步转入新系统,大家自身所应用的App也已经鸟枪换炮。

我在工作中也一直探寻着提升管理效率的方法,在这里我谨以当前在物资供应管理分企业的几个实际工作应用为大家抛砖引玉。

Software as a ServiceApp即服务)两种云服务来实现的。还有一种常见的云服务是PaaSPlatform as a Service平台即服务)大家的EMCIP系统就是典型的PaaS,毕竟EMCIP英文全称为Enterprise Management and Control Information Platform。

在线表格主要有以下功能:

(1) 多人协作

多人协作对于工作效率的提升是巨大的,但在过去并不能轻松实现多人协作。以日常办公AppofficeWPS为例,通常对网络拓扑结构、网关、App版本等都有要求,并且还需要进行一系列的操作和设置,百度经验显示仅共享office文档就需要11个步骤,这还是未考虑到其他网络设置的情况。

利用在线表格,大家成功满足了物资供应管理分企业管理需要,信息已实现无缝共享并将全天候,全平台运转。

(2) 安全高效

用户使用个人账户及密码登录,并可以根据每个人设置不同的管理权限,防止数据外泄。

(3) 节约存储空间

基于云服务的在线表格不占用本地存储空间,并且不需要反复保存下载,系统自动保留最近100个历史版本。

(4) 数据统一

根据每个人的习惯不同,制作的表格也不相同,时常会出现工程名称不统一,客商名称不统一等情况,使得几个人的数据难以汇总统一,利用在线表格设置数据有效性可以很好地解决这个问题。

(5) 信息追溯

协同工作出现以后,会涉及到问题的追溯,假如有人填错了数据怎么办,数字化工具可以提供很好的追溯功能。

过去利用VBA编程可以对数据修改过程进行记录,但占用使用内存,表格数据较多的情况下运行起来不流畅,难以直接通过表格还原。现在通过在线表格,无需复杂编程就可以直接记录,并且不影响运行效率,还可以一键还原数据。

物资分企业面对大量的合同台账、收付款台账、验收调拨台账等,在没有专门的管理系统的条件下,通过在线表格可以对数据进行高效的收集。设计好原始表格样式,再经过一系列数据处理,公式设计,能大幅度的降低工作量和失误率。

比如自动汇总月度数据,以往的表格由于不同人经手,格式不一致,名称不一致,数据汇总时间长,并且由于容易出错还要去多方核对,如今此项工作只需要导出流水,简单设置即可完成自动统计。过去需要协调多个部门、供应商耗费数周的工作,现在一个人花几分钟就可以实现。

再比如大家在上诉统计过程中,发现数据总数有误,要查明错在何处,尽管最终结果往往可能是小数位数错了、数字按错了、重复录入了等“小毛病”,但也需要耗费大量时间,就好像汽车无法行驶,要弄清是进气系统出了问题还是发动机电瓶出了问题,这个过程是艰辛的。利用数字化App,设 置好公式和格式,自动标注可能存在的数据,提醒人工检验,并且在源头处,通过(4)数据统一限制了数据的有效性,避免原始数据录入错误。

4. 网络表单

网络表单也是利用云服务功能来实现的。网络表单主要有以下特点:毋须添加好友,使用二维码或网络链接即可填写。可以实现:1、自动汇总统计;2、多平台互通;3、数据标准化;4、设置截止日和填报查看权限等。

5. 外部流程

对于柴油、钢材等,市场价格波动较大的材料,往往合同约定以当日出厂或到场的市场价为准,这就需要对价格进行一个确认,以往是采用纸质的方式,由物流单位驾驶员传递纸质单据,现场签字确认后再交物资供应管理分企业,周期较长,及时性较差。

利用网上流程可以有效提高工作效率,减少纸质办公,目前物资供应管理分企业利用钉钉App进行网上确价,不再需要现场签字确认,实时确认金额及用量,并且流程数据后台自动保存。

6. 应用延展

网络表单和在线表格应用十分广泛,我就不在赘述,仅以物资分企业目前的材料确价流程为例:其功能可以延伸覆盖整个材料供应过程:由需求部门发起材料计划物资部门审核同意后传递给厂家厂家审核并完成装车发货物流司机确认装车后完成审核需求部门收货确认。

并且还可以要求各环节手写签名,要求物流单位实施更新货物地点等,进一步加深对材料信息的掌握。上述流程全记录可搜索查询,并且通过数字化形成一套拉动式生产,过程紧凑,数据均在后台自动记录保存,需用时直接导出电子表格

7. 提升的效益

以网上确价为例,仅半年时间,就已经进行了1744次网上确价,不仅节省了大量纸张,也节省了往返项目-供应商-物资分企业的时间和交通费用。按一次交通费加人员工资费用200元计算,即节省34万余元。

除开经济效益以外,更重要的是管理效益,大家通过数字化功能,将员工从机械重复的工作中摆脱出来,用更多的时间去进行创造性的工作,发挥人的主观能动性。将从以往的无尽的统计工作转变为分析和决策。以物资分企业为例,大家采用回归分析,可以对各项物资的采购量和采购单价进行预测分析,对平衡资金用量材料供应都具有相当的引导意义。

 

五、 小结与思考

中欧工商管理学院龚焱教授在《远程办公第十天,我突然明白什么叫“企业制的黄昏”》一文中写道,远程办公的出现会加速企业制的消亡。诞生于1862年的企业制将在第四次工业革命中如何继续适应和变化我无从得知。但可以知道的是,面对本次疫情的危机,许多企业倒下了,依托平台制,小团队得以存活,并且和大企业的差距进一步拉近,他们同样可以选择第三方提供的优质服务而不承担相应的硬件成本,在这样的背景下,大家更应当把握住现有优势,同时注重数字化应用,避免被人迎头赶上

数字化不是目的,而是手段,大家利用数字化来梳理管理逻辑,简化流程提升效率。数字化除了提升效率,提高企业运营的下限以外,同样可以提高其上限:传统的管理要求员工成为一个不犯错误的“标准人”,但大家无法避免人犯错误,同时只会机械重复的“标准人”也不利于工作的创新。所以大家通过数字化避免人为操作,提升管理效率,释放员工的潜能。通过数字化、标准化采集的数据可以更好的进行分析,无论是通过经验来决策还是通过统计学工具都能对企业产生更大的效益。

当前,世界面临百年未有之大变局,变局中危和机同生并存,数字技术红利大规模释放的运用特征与新时代经济发展理念的重大战略转变形成历史交汇,在这个数字化大放异彩的时代,让大家一起共同拥抱数字化、迎接新挑战、抓住新机遇!

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